商务电子邮件礼仪

作者: meilin
位于: 生活常识

当涉及活动,传达信息或提出正式请求时,商务电子邮件礼仪就变得尤其重要。对于从事经营活动的企业,一封措辞适当的电子邮件往往可以决定业务是否能够取得成功。

专业而礼貌的企业电子邮件可以给人留下深刻影响,并给业务产生积极影响。信心和完美的身体语言不适用于电子邮件,但适当的文字表达方式为业务带来的好处可以是同等的。因此,以下是在撰写电子邮件时应该始终牢记的礼仪。

主题字段

主题尽量保持简短和准确,并应该尽量避免太招摇的字眼。太刺眼的字词往往会被当成垃圾邮件过滤掉,发件人的所有努力将会无效。在大多数情况下,主题决定了是否该邮件会被打开。商务电子邮件的基本礼仪包括使用一个让收件人感觉有意义的主题。

发件人和收件人

收件和发件人双方的姓名应该正确键入,并确保使用得当。商务电子邮件绝对不能给人冷淡的感觉,始终采取最专业的水准,即使是最微小的细节也应该注意到。此外,还应添加声明,以保护发件公司或个人。

邮件正文

从基本性质上讲,电子邮件被很多人认为是非正式的。但在撰写商业电子邮件时,应该以更专业的语气。文字始终要采取正式文字,不要太大。太大的文字往往会给人留下负面印象,即使有商业利益也不要这样做。电子邮件本身应该被视为公司的信笺,轻率处理会导致严重的后果,对品牌和市场价值造成不利影响。应该仔细处理拼写,语法和标点符号。语法错误或遗漏标点都会给收件人留下不好的印象。

签字和附件

文件签字最好占用4-5行分别说明发件人的姓名,公司名称,公司网站,联系电话和其他一些细节。过长的文件签名往往给人浮夸的印象。只提供与主题相关的附件,过于冗长的附带文件会导致电子邮件被丢弃在垃圾箱里,从而失去其商业价值。

所有商务电子邮件都应该严格遵守正规的语言格式。发件人应该有礼貌,给人专业和良好的感觉。认真遵守一些规则,将有助于巩固和建立新的业务关系。